CHANGE HUMAN'S LIFE
  Qui sommes-nous
 
PRESENTATION DE L’ORGANISATION
 
 
Notre vision:
Change Human's Life a pour vision d'aider au changement des conditions et comportements de vie actuelles de la population.
 
Notre mission:
Change Human's Life est une organisation apolitique à but caritatif qui aide au changement des conditions et comportements de vie des populations à travers ses programmes qui se subdivisent en trois (3) départements distincts:
 
Département 1:Rechercher, maintenir et promouvoir la paix.
OBJECTIF PAIX ET DROIT DE L'HOMME
Conscient de l'importance de la paix dans un processus de développement de notre pays, Change Human's Life se veut de la rechercher, de la maintenir et de la promouvoir au sein des communautés résidentes. Et ce, à travers des programmes de sensibilisation tant en zone urbaine que rurale. Par ailleurs, Change Human's Life est convaincu que la quête de la paix passe nécessairement par le respect des droits de l'Homme et étend son programme au niveau de la promotion et de la défense de ces droits. Et ce, à travers des programmes de sensibilisation tant en zone urbaine que rurale.
Département 2:Lutter contre le VIH/SIDA
OBJECTIF SANTE
Reconnu comme second facteur de développement après la paix, la santé doit être le partage de nos populations. C'est à juste titre que Change Human's Life développe un programme de lutte contre le VIH/SIDA qui est dit-on "la maladie du siècle". Ce programme se focalise sur la promotion de l'abstinence avant le mariage et de la fidélité dans le mariage comme moyens fiables de lutte contre ce fléau. Change Human's Life élargie son programme également à l'endroit des personnes vivant avec le VIH/SIDA, les enfants et orphelins vulnérables du fait de VIH/SIDA en leur octroyant des prises en charge médicales, alimentaires et aussi scolaire.
 
Département 3:Œuvrer pour le développement économique et social
OBJECTIF DEVELOPPEMENT
Au regard d'une société minée par la pauvreté et le taux élevé d'analphabètes, Change Human's Life s'intéresse dans ses programmes à la création d'emploi à l'intention des jeunes diplômés et qualifiés; à la conception et réalisation de projet ainsi qu'à la recherche de financement pour les jeunes déscolarisés; et à l'alphabétisation à l'endroit des nécessiteux, surtout de la gente féminine. Change Human's Life s'intéresse également aux actions sociales telles que l'octroie des prises en charge scolaire, des bourses d'étude, de kits scolaire aux moins nantis, des prises en charge médicales et bons médicaux aux malades...
 
Nos références :
Agrément de l’Etat N° 1214/INT/DGAT/DAG/SDVA
Journal Officiel de la République de Côte d’Ivoire N°04 du 28 janvier 2010
Siège social : Pays : Côte d’Ivoire / Ville : Abidjan
                      Commune : Abobo / Quartier: Avocatier    
Adresse : 04 BP 1545 Abidjan 04
Téléphones : +225 45111891 / 01381262 / 06595504
Courriel : changehumanslife@yahoo.fr
Site Web: www.changehumanslife.fr.gd
                www.facebook.com/changehumanslife
                www.twitter.com/changehumanslife

 

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES

DE L’ONG CHANGE HUMAN’S LIFE


Siège Social: Abidjan- Abobo

Adresse Postale:04 BP: 1545 Abidjan 04

Téléphone: (00225) 45 11 18 91 / 01381262 / 06 59 55 04 / 22 41 94 52

E-mail: changehumanslife@yahoo.fr

Site web: www.changehumanslife.fr.gd
                www.facebook.com/changehumanslife
                www.twitter.com/changehumanslife

 

SOMMAIRE

 

Avant propos

 

I - PRESENTATION DE L’ONG CHANGE HUMAN’S LIFE

 

1.1  – Genèse

1.2 - Label CHANGE HUMAN’S LIFE

1.3 - Devise

1.4 - Logos de CHANGE HUMAN’S LIFE

1.5 - Objectif global

1.6 - Moyens & Stratégies Opérationnelles

1.7 - Instances de décision

1.8 - Organe d'exécution

1.9 - Dispositif de vérification

1.10- Organigramme de Change Human’s Life

 

II - ORGANISATION DE l'ONG CHANGE HUMAN’S LIFE

 

2.1- Rôle des organes

2.2 - L'organigramme de CHANGE HUMAN’S LIFE et les responsabilités

2.3 - Activités de l'ONG CHANGE HUMAN’S LIFE

2.4 - Suivi et évaluation

 

III - RELATION AVEC LES PARTENAIRES

 

3.1 - Relation avec les bénéficiaires

3.2 - Relation avec les partenaires financiers et ou techniques

3.3 – Relation avec l’administration publique

 

IV- GESTION DU PERSONNEL

 

4.1- Cadre institutionnel

4.2 - Recrutement

4.3 - Droit et devoirs du personnel/ bénévoles

4.4 - Politique salariale

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Avant propos

 

Le fonctionnement efficace et efficient de toute structure ou institution nécessite, au plan interne une démarche cohérente dans la gestion administrative.

C’est pourquoi le présent document décrit de manière générale le système de gestion administrative de l’ONG CHANGE HUMAN’S LIFE.

Il constitue le manuel de procédures administratives de l’ONG CHANGE HUMAN’S LIFE. Les membres de l’ONG CHANGE HUMAN’S LIFE sont donc soumis au respect des règles prescrites dans ce manuel.

La procédure répond aux exigences des consignes d’exécution des tâches, à l’utilisation des documents disponibles, leur diffusion et la périodicité de cette diffusion etc.

Sont aussi contenus dans la procédure, le système de contrôle à mettre en place, les autorisations et approbations. La hiérarchie, les règles à respecter, l’enregistrement et le traitement des opérations pouvant permettre d’assurer la fiabilité et la pertinence des informations font également partie du présent document.

 

 

I - PRESENTATION DE L’ONG CHANGE HUMAN’S LIFE

 

1.2  – Genèse

 

L'Organisation Non Gouvernementale CHANGE HUMAN’S LIFE est apolitique créée sur l’initiative de quelques personnes mobilisées et engagées pour que les objectifs du processus du Développement Humain Durable soient atteints.

L’idée de créer l’ONG CHANGE HUMAN’S LIFE a pris corps après une réflexion approfondie et une concertation élargie entre ces personnes portant sur deux axes essentiels :

1-    Une situation caractérisée par l’incertitude face à l'avenir des communautés humaines, et ce au regard et l'analyse des paramètres et considérations socioéconomiques, politiques et environnementales qui caractérisent le monde contemporain.

2-    Une situation extrême de pauvreté dans laquelle vivent les membres des communautés défavorisées, des zones rurales et urbaines de la Côte d’Ivoire et partant, de l’Afrique et du monde.

Après analyse et réflexions approfondies sur les faits qui marquent et façonnement le devenir de l'humanité tout entière, ils ont pris la résolution de contribuer à la réduction de la pauvreté et à l'amélioration conséquente des conditions de vie des populations par le biais d'une approche participative.

 

 

 

1.3  - Label CHANGE HUMAN’S LIFE

Vivre heureux dans un environnement paisible

 

1.3 - Devise

Paix-Santé-Développement

 

1.4 - Logos de CHANGE HUMAN’S LIFE

Un carré vert dans lequel est inscrit en bleu le sigle CHL.

 

1.5 - Objectif global

L’ONG Change Human’s Life a pour vision d’asseoir un environnement paisible où chacun vit heureux. Pour se faire, elle s’est assignée la mission d’aider au changement des conditions et comportements de vie des populations à travers ses trois programmes clés qui sont d’abord,  de rechercher, de maintenir et de promouvoir la paix ; ensuite, de lutter contre le VIH/SIDA par la promotion de l’abstinence et de la fidélité ; et enfin, d’œuvrer pour le développement économique et social de la Côte d’Ivoire.

L'ONG CHANGE HUMAN’S LIFE vise plus spécifiquement à :

-         Appuyer le développement du monde rural, périurbain et urbain ;

-         Contribuer à la mise en œuvre des politiques nationales de développement rural et urbain ;

-          Elaborer et gérer des projets au profit des couches vulnérables ;

-         Capitaliser et vulgariser les expériences de développement durable ;

-         Assurer un environnement sain à travers la gestion rationnelle et durable des ressources naturelles et la réduction de la pollution ;

-         Assurer une vigilance particulière sur les questions d’environnement, des risques climatiques, géologiques et du développement durable ;

-         Apporter un appui aux institutions, entreprises nationales et internationales sous forme de services, d’assistance- conseils ;

-         Promouvoir l’égalité et l’équité au sein des communautés

-         Appuyer toutes les actions des institutions nationales et internationales allant dans le sens de la lutte contre la pauvreté et la protection de l'environnement aux fins du développement durable ;

-         Renforcer les capacités des acteurs, groupements des femmes et autres groupes cibles pour leur plus grande efficacité dans la mise en œuvre et la gestion des initiatives de développement à la base.

-         promouvoir l’abstinence sexuelle chez les jeunes et la fidélité chez les personnes mariées comme moyen fiable de lutte contre le VIH/SIDA.

-          

1.6 - Moyens & Stratégies Opérationnelles

La stratégie de l’organisation est orientée sur le renforcement des capacités techniques, matérielles, organisationnelles des couches vulnérables pauvres et l’élévation de la conscience environnementale des communautés à la base par :

-         Appui à la consolidation de la gestion des programmes de développement;

-         Participation nationale et internationale aux dialogues sur les politiques et programmes ;

-         Génération, traitement et partage d’information au bénéfice des couches vulnérables ;

-         Approche holistique des problèmes du développement ;

-         La formation des ressources humaines dans tous les compartiments du développement humain durable ;

-         L'élaboration des stratégies de valorisation des ressources disponibles à travers des projets intégrateurs et respectueux de l’environnement ;

-         L'organisation des séminaires et conférences, la réalisation des études, enquêtes et consultations ;

-         La promotion des technologies propres et appropriées ;

-         Le développement des activités socio-économiques génératrices de revenus ;

-         La création des projets démonstratifs et des centres de formation;

-          La recherche, l’expérimentation et la vulgarisation ;

-          L'édition et la publication des données sur le cadre de vie et sur les questions touchant au bien-être des populations tant rurales qu’urbaines etc.

 

1.7 - Instance de décision

L’Assemblée Générale

 

1.8 - Organe d'exécution

Le Bureau Exécutif et les antennes régionales

 

1.9 - Dispositif de vérification

Le Secrétariat chargé des projets et finances

 

1.10- organigramme de Change Human’s Life

 

Président
Vice-président
Secrétaire Général
Secrétaire Général Adjoint
Trésorier Général
Trésorier Général Adjoint
Secrétaires chargés à l'organisation
Secrétaire chargé de la communication
Secrétaire chargé des projets et finances
Responsable de Département de recherche, maintien et promotion de la paix
Responsable de Département de lutte contre le VIH/SIDA
Responsable de Département des actions sociales pour le développement

II - ORGANISATION DE l'ONG CHANGE HUMAN’S LIFE

 

2.1- Rôle des organes

Les Organes de l’Organisation sont :

1. L’Assemblée Générale ;

2. Le Bureau Exécutif ;

3. Le Commissariat aux Comptes ;

 

1- Le rôle de l’Assemblée Générale (AG)

L'Assemblée Générale est l'organe suprême de décision et de synthèse des activités annuelles de l'organisation. Elle est qualifiée d'ordinaire ou d'extraordinaire suivant l'objet de ses délibérations. C’est elle qui :

-         définit la politique générale de l'organisation

-         nomme pour une durée de deux ans le président selon ses qualités et compétences, et peut le démettre de ses fonctions si elle le juge nécessaire et valable pour l'avancement de l'organisation

-         élit les commissaires aux comptes et met fin à leurs fonctions selon les conditions prévues par les présents statuts et règlement intérieur

-         entend les rapports annuels des membres du bureau exécutif ainsi que des commissaires aux comptes

-         discute et approuve le bilan et les comptes de l'exercice clos

-         annonce les cas de démission ou de radiation

-         donne pouvoir au bureau exécutif pour l'exécution des tâches de gestion

-         décide et approuve la modification des statuts et règlement intérieur

-         prononce la dissolution de l'organisation et définit les modalités de l’affectation de l’actif, le transfère du siège dans une autre localité, le changement de dénomination de l'organisation, la modification de l'assemblée générale et de toute autre modification. Elle fixe les taux des cotisations et les indemnités à allouer aux membres du Bureau Exécutif et du Commissariat aux Comptes.

 

2 – Le rôle du Bureau Exécutif (BE)

Le bureau exécutif est l'organe de gestion d'administration de l'organisation. Il agit conformément aux pouvoirs qui lui sont propres et à ceux qui lui sont délégués par l'assemblée générale.

Il est investi des pouvoirs les plus étendus pour agir en toutes circonstances au nom de l'organisation. Il :

- délibère sur toutes les questions courantes;

- arrête l'inventaire annuel, les bilans et les comptes et établit tout document qui pourrait être soumis à l'Assemblée Générale;

- dresse un rapport d'activités à présenter à cette Assemblée Générale et fait des propositions;

- convoque l'Assemblée Générale et arrête le projet de son ordre du jour;

- exécute les décisions de l'Assemblée Générale;

- détermine le placement des fonds disponibles;

- autorise tout retrait et transfert de fonds appartenant à l'organisation avec ou sans garantie;

- procède 'à l'installation des sections de l'organisation.

Les pouvoirs ci-dessus du Bureau Exécutif sont énonciatifs et non limitatifs. L'Assemblée Générale pourra les restreindre ou les supprimer.

En outre, le Bureau Exécutif comprend treize membres. Il est composé de :

-         1 Président

-         1 Vice-président

-         1 Secrétaire Général

-         1SecrétaireGénéral Adj.

-         1 Trésorier Général

-         1 Trésorier Général Adjoint

-         2 Secrétaires chargés à l'organisation

-         1 Secrétaire chargé de la communication

-         1 Secrétaire chargé des projets et finances

-         1 Responsable de Département de recherche, maintien et promotion de la paix

-         1 Responsable de Département de lutte contre le VIH/SIDA

-         1 Responsable de Département des actions sociales pour le développement

 

3 – le rôle du Commissariat aux Comptes

Le commissariat aux comptes est composé de deux membres.

Ils sont chargés de :

- contrôler la gestion financière du Bureau Exécutif;

- Examiner et donner leur avis sur la politique financière de l'organisation.

Les commissaires aux comptes examinent les comptes annuels et dressent un rapport spécial à l'Assemblée Générale assorti de leurs observations et propositions. A cet effet, les livres, la comptabilité et généralement toutes les écritures doivent être communiqués à toutes réquisitions.

Ils peuvent à quelque époque que ce soit, vérifier l'état de la caisse.

Ils remplissent leurs missions dans le cadre général des lois en vigueur.

 

2.2 - L'organigramme de CHANGE HUMAN’S LIFE et les responsabilités

 

LE PRESIDENT

Le président est le chef du Bureau Exécutif. A ce titre,

Il est chardes relations avec les autres organisations et associations nationales reconnues par l'assemblée générale.

Il représente l'organisation devant l'Etat de COTE D'IVOIRE et tous les actes de la vie.

Il est le premier responsable de l'organisation et il assume cette responsabilité dans un esprit d'humilité, de dévouement et de droiture.

Il convoque et préside les sessions de l'assemblée générale et les réunions du bureau exécutif de l'organisation

Il a notamment qualité pour ester en justice au nom de l'organisation.

 

 

LE VICE-PRESIDENT

Il assume l’intérim ou la vacance de la présidence.

Il assume les fonctions du président de l'organisation par délégation expresse du président.

Il peut être chargé de certaines fonctions par le président sur le plan national ou international. Il travail sous l'autorité du président du bureau exécutif.

Il assiste le président dans les actes de la vie et document de l'organisation.

 

LE SECRETAIRE GENERAL

Le Secrétaire général est responsable de l'administration de l'organisation

Il rédige les procès verbaux des délibérations, les décisions des assemblées générales et les réunions du bureau exécutif, et assure la transcription sur le registre prévu par effet.

Il rédige toutes les correspondances de l'organisation.

Il assure la garde des archives de l'organisation.

 

LE SECRETAIRE GENERAL ADJOINT

Il assure l'intérim du Secrétaire Général

Il peut selon le besoin recevoir d'autres charges du président du bureau exécutif

 

LE TRESORIER GENERAL

Le Trésorier Général est le responsable financier de l'organisation. Son rôle consiste à tenir à jour la comptabilité de ladite organisation.

Il ne peut effectuer une opération bancaire que jointe à sa signature celle d'au moins l'un des deux signataires suivants: le président et le secrétaire général.

Il est chargé notamment du recouvrement des cotisations des membres.

 

LE TRESORIER GENERAL ADJ.

 

Il est chargé d'assister le trésorier général.

Il remplace le trésorier général en cas d'absence ou d'empêchement.

Il peut recevoir d'autres charges au plan national.

 

LES SECRETAIRES CHARGES À L'ORGANISATION

 

Ils sont les responsables de l'organisation des manifestations, c'est-à-dire de la mise en œuvre pratique des plans d'actions et projets de l'organisation.

Ils s'assurent que tous les éléments et démarches rentrant en ligne de compte pour la réalisation d'une action ou d'une manifestation soient effectifs ou unies.

 

LE SECRETAIRE CHARGE DE LA COMMUNICATION

Il est le responsable de toutes les informations qui doivent être véhiculées par le bureau exécutif vers d'autres organisations.

Il assure le passage de l'information du bureau exécutif aux différents membres de l'organisation et de ces derniers vers ledit bureau.

Il travail en collaboration permanente et concomitante avec le secrétaire général.

Il veille à ce que l'information soit bien reçue par ceux à qui elle est destinée.

 

LE SECRETAIRE CHARGE DES PROJETS ET FINANCES

Il se charge du montage des projets dont la réalisation permettra à l'organisation d'atteindre ses objectifs.

Il est chargé de trouver les moyens financiers, des partenariats, des sponsorings auprès des structures pour la réalisation des projets et pour les actions de l'organisation.

 

-LE RESPONSABLE DE DEPARTEMENT DE RECHERCHE, MAINTIEN ET PROMOTION DE LA PAIX

Il est chargé d'élaborer des programmes pour la recherche de la paix dans le quotidien de la population.

Il maintient la paix par la sensibilisation de la société et la promeut en créant des réseaux d'ambassadeurs de paix au sein de ladite société.

 

LE RESPONSABLE DE DEPARTEMENT DE LUTTE CONTRE LE VIH/SIDA

Il élabore un programme de lutte contre le VIH/SIDA dans le strict respect des idéologies de l'organisation, à savoir: l'abstinence avant le mariage et la fidélité dans le mariage.

Il est également chargé de mettre en place des actions pour le soutien aux personnes vivant avec le virus.

 

LE RESPONSABLE DE DEPARTEMENT DES ACTIONS SOCIALES POUR LE DEVELOPPEMENT

Il est chargé de s'informer de tous les problèmes sociaux que connaît la société.

Il s'investira à l'encadrement des enfants démunis, des jeunes déscolarisés et sans emploi, à l'alphabétisation surtout de la gente féminine.

 

2.3 - Activités de l'ONG CHANGE HUMAN’S LIFE

L'ONG CHANGE HUMAN’S LIFE mène les activités sous forme d’actions de développement qu'elle initie, finance et met en œuvre d'une part, et celles subventionnées par des partenaires d'autre part.

 

1 - Les activités subventionnées

L'ONG CHANGE HUMAN’S LIFE doit en priorité identifier, concevoir et élaborer des projets et/ou programmes au profit des groupes cibles. Une fois les projets/programmes élaborés, elle doit à défaut de les exécuter sur fonds propres, rechercher et trouver des financements pour leur exécution, leur suivi et évaluation en faveur des groupes cibles que constituent les populations à la base.

 

2 - Les activités génératrices de revenus

L'ONG CHANGE HUMAN’S LIFE doit rechercher et mener des activités génératrices de revenus en vue d'accroître et de diversifier les ressources ; à travers la création de micro-entreprises, prestation de service etc. Les revenus générés ne peuvent pas être partagés comme dividendes mais doivent contribuer à la gestion de l'administration et des activités de l'ONG.

 

2.4 - Suivi et évaluation

La mise en place d'un système de suivi et évaluation est essentielle pour maximiser les résultats des activités initiées par l'ONG CHANGE HUMAN’S LIFE et réaliser ses objectifs de façon efficace. Le développement et la maintenance d'un tel système doivent permettre d'évaluer régulièrement les points faibles des activités de l'ONG CHANGE HUMAN’S LIFE, afin de tirer toutes les leçons des expériences vécues et d'améliorer les performances futures. Autrement dit, ce système permet à l'organisation de corriger à tous les niveaux, les écarts observés entre les prévisions et les réalisations dans l'exécution des activités afin de garantir l'atteinte des objectifs de l'Organisation.

Le suivi-évaluation est donc conçu comme un instrument de gestion de

CHANGE HUMAN’S LIFE. Il fournit les informations nécessaires au pilotage et à l'exécution des programmes sur la base des données de la planification, en assurant la transparence. Ce système est géré par le Secrétariat chargé des projets et finances.

 

1 - Les bases du système de suivi-évaluation

Le système est basé sur tous les documents et informations relatifs :

-         aux manuels de procédures ;

-         au plan opérationnel ;

-         au plan de travail par Département ;

-         aux fiches de programmation, de planification, rapports de mission etc.

 

2 - Les champs de suivi-évaluation

Le suivi-évaluation s'opère à trois niveaux :

-          Performance du management de CHANGE HUMAN’S LIFE, indépendamment de son mandat : répartition des responsabilités, organisation du travail, gestion du personnel (bénévole), gestion comptable et financière, gestion administrative, compétence et performance des bénévoles, relations publiques etc.

-          Performance de l'Organisation dans l'exécution des activités inhérentes à son but : collaboration avec les groupes cibles, identification de micro projets, élaboration des dossiers de projets, information et communication, suivi des groupes cibles, suivi des micro- projets, capacités de répondre aux demandes des bénéficiaires, appui technique et financier aux Organisations plus jeunes et moins organiques.

-          Impact des activités réalisées par l'Organisation : utilisation des infrastructures réhabilitées ou construites, application de nouvelles compétences acquises, ouverture à la solidarité communautaire, amélioration des conditions de vie des groupes cibles.

 

3 - Responsabilité du suivi-évaluation

Le premier niveau relève de la responsabilité du Président du Bureau Exécutif. Le 2ème niveau relève de la responsabilité du Secrétaire chargé des projets et finances qui sera appuyé par les responsables des départements. A la création des antennes, la responsabilité quotidienne du suivi du 2ème niveau sera déléguée au coordinateur d'antenne ou Représentant.

Les séances d'auto-évaluation sont préparées et effectuées sous la Direction du

Président du Bureau Exécutif, du Secrétaire Chargé des projets et finances et des

Responsables d'antennes ou Représentant. Les études d’impacts et les évaluations à mi-parcours sont préparées par le Secrétaire chargé des projets et finances.

 

4 – Le suivi sur la base d’indicateurs quantitatifs et qualitatifs

La nécessité de coordonner les activités des antennes départementales ou représentations avec la Direction nationale et le souci de transparence imposent que le système de suivi et évaluation soit en même temps un outil de pilotage et un instrument viable de communication. Des indicateurs quantitatifs préalablement définis permettent de synthétiser l’information et de mettre en évidence les écarts par rapport aux précisions initiales. L’exercice doit permettre d’obtenir :

-         Des données de réalisation décrivant l’état d’avancement des activités selon des critères financiers (taux d’exécution budgétaire, tranche décaissée et à décaisser) ;

-         Des données de réalisation décrivant l’état d’avancement des activités selon des critères techniques (traitement du dossier, phase d’exécution du projet) ;

-          Des indicateurs de performance décrivant l’écart entre la réalisation de l’activité et les objectifs initialement définis.

Les indicateurs quantitatifs doivent être complétés par les indicateurs qualitatifs avec les partenaires afin de cerner les aspects qui demandent une approche plus sensible et nuancée (relation avec bénéficiaires, qualité du plan d’opération, degré d’appropriation de la micro-réalisation, fonctionnement des comités de gestion et de suivi etc.).

 

5 - Méthodes de suivi

A CHANGE HUMAN’S LIFE, on distingue les méthodes suivantes :

6  La réunion : elle est un cadre de partage d’informations, de mise en commun, de partage de décision, de compte rendu, de planification d’activités. Elle est hebdomadaire et mensuelle. Toutefois des réunions extraordinaires peuvent être initiées par la Direction Exécutive.

-          L’observation directe : elle est souvent faite sous forme de visite. Elle est utilisée soit pour observer des réalisations, soit des activités spécifiques.

-          L’exploitation des rapports d’activités, des fiches de programmation de suivi et de mission et le livre journal de l'ONG etc.

 

6 - Les rapports

Chaque trois mois, des rapports d’activités de chaque programme doivent être élaborés et adressés au Bureau Exécutif et aux partenaires. Ces rapports sont rédigés par les animateurs-formateurs, le Secrétaire chargé des projets et finances. Les rapports de mission sont élaborés dès mission terminée. En effet, dans le cadre des missions, seuls les frais et débours occasionnés pour l'accomplissement des mandats du bureau exécutif sont remboursés au vu des pièces justificatives. Le rapport financier présenté à l'assemblée générale ordinaire doit faire mention des remboursements des frais de mission, de déplacement ou de représentation payés à des  membres du bureau exécutif ou bénévoles.

 

7 - Evaluation

Chaque semestre, CHANGE HUMAN’S LIFE organise une auto-évaluation administrative et financière. A la fin de chaque exercice, CHANGE HUMAN’S LIFE commandite un audit externe pour l'appréciation de ses comptes. Chaque année, une étude d'impact des projets doit être réalisée avec ou sans les partenaires financiers. Cette évaluation doit permettre de déterminer les changements au niveau :

-          de l'utilisation des infrastructures construites ou réhabilitées ;

-         des compétences des communautés à la suite de la réalisation de microprojets (dans la gestion et l'entretien).

A la fin des réalisations (infrastructures, formations, promotion des activités génératrices de revenus), une évaluation doit être organisée avec tous les intervenants pour tirer des leçons de l'expérience.

 

III - RELATION AVEC LES PARTENAIRES

 

3.1 - Relation avec les bénéficiaires

L'ONG CHANGE HUMAN’S LIFE est un outil de développement et d'auto-promotion communautaire. A cet effet, elle doit toujours veiller à jouer un rôle d'éveilleur, d’inducteur et d'accompagnateur en vue d'un développement humain durable. En aucun cas, l'ONG CHANGE HUMAN’S LIFE ne doit prendre la place, ni jouer le rôle des communautés à la base. Pour ce faire, l'ONG CHANGE HUMAN’S LIFE doit toujours utiliser des techniques et méthodes participatives dans une vision d'implication maximale des véritables concernés pour éviter de pérenniser sa présence dans ses milieux d'intervention.

 

3.2 - Relation avec les partenaires financiers et ou techniques

CHANGE HUMAN’S LIFE doit veiller à développer son identité personnelle. Elle doit identifier, concevoir et élaborer des programmes propres qui tiennent bon compte de sa vision, sa mission, son but et ses objectifs et négocier des partenaires en fonction de ses programmes de base.

CHANGE HUMAN’S LIFE doit entretenir des relations assez professionnelles avec ses partenaires selon les normes administratives requises.

 

3.3 – Relation avec l’administration publique

L’ONG CHANGE HUMAN’S LIFE doit respecter les politiques générales et sectorielles du gouvernement. CHANGE HUMAN’S LIFE doit apporter sa contribution à l’élaboration des politiques générales et sectorielles relatives à ses domaines de compétence. Sur le terrain, CHANGE HUMAN’S LIFE doit entretenir de bonnes relations de collaboration avec toutes les structures publiques décentralisées.

 

IV- GESTION DU PERSONNEL

 

4.1- Cadre institutionnel

Tous les membres de l’ONG CHANGE HUMAN’S LIFE ont un statut de bénévole. Cependant, l’ONG se réserve le droit de recruter, pour certains de ses activités ou programmes, du personnel conformément au cadre juridique en vigueur.

 

4.2 - Recrutement

- Le recrutement à l’ONG CHANGE HUMAN’S LIFE doit se faire par un test conduit par un jury présidé par le président du Bureau Exécutif.

- l’Assemblée Générale.

- Pour chaque poste à pourvoir, un profil détaillé doit être défini pour orienter les candidats et les organes chargés de la sélection.

-Le processus de recrutement (le test) doit être bien défini dans la convention collective du travail du personnel de l’ONG CHANGE HUMAN’S LIFE pour tous les postes à pourvoir y compris ceux dont la Direction exécutive à compétence.

 

4.3 - Droit et devoirs du personnel/ bénévoles

 

Rémunération et avantages

*Pour les membres ou bénévoles

A la fin de chaque exercice une prime annuelle fixée à l'assemblée générale sera versée à tous les membres de ladite assemblée.

Par ailleurs, la totalité des primes perçues n’excèdera pas le 1/1 0 des ressources en espèce de l'organisation.

 

*pour le personnel recruté

-La rémunération doit être fixée et comparable aux traitements dans des Institutions similaires ;

- La fixation de la rémunération doit rendre possible l'augmentation annuelle liée à la performance.

 

Les avantages les plus importants à garantir sont :

- La protection sociale ;

- Les moyens adéquats du travail ;

- Un cadre agréable de travail.

 

La formation

La formation du personnel/bénévole est une exigence à l'Organisation. Elle vise l'amélioration des compétences des cadres. Elle doit être encouragée et soutenue par l'Organisation.

La formation est essentiellement de courte durée et peut se faire même à l'extérieur du pays. L'Organisation doit avoir un plan de formation pour son personnel cadre.

Chaque année, l'Organisation doit accorder une attention particulière à l'élaboration d'un budget de formation.

 

Les obligations

-         Le personnel doit accomplir les tâches à lui confiées avec efficacité, conscience, responsabilité et abnégation ;

-          L'évaluation des employés doit être corrective mais pas répressive.

Cependant, le dispositif des sanctions doit être mis en place et appliqué au besoin. La convention collective du travail du personnel aménage ce système de sanctions et précise les modalités de son application.

 

4.4 - Politique salariale

La présente politique porte sur les catégories professionnelles, la grille des salaires applicables au personnel ; la nature des primes, les indemnités et avantages à allouer au personnel.

 

Les catégories professionnelles

Le personnel de l’ONG CHANGE HUMAN’S LIFE comprend :

-         des agents conventionnés ;

-          des agents contractuels ;

-         des agents en position de détachement.

Le personnel est réparti en trois groupes :

-         Groupe I : les cadres (techniciens supérieurs et assimilés, ingénieurs, administrateurs) ;

-          Groupe II : les agents qualifiés, de maîtrise et assimilés ;

-          Groupe III : les agents d’exécution (manœuvres, ouvriers, chauffeurs, employés.)

 

La classification

Le personnel de CHANGE HUMAN’S LIFE est classé dans les différentes catégories de la classification professionnelle en fonction de leurs qualifications et ou de l’emploi qu’il occupe. Chaque catégorie professionnelle comprend douze (12) échelons. Le personnel évolue par le jeu de l’avancement et de la promotion.

 

Avancement

L’avancement est le passage d’un échelon inférieur à un échelon supérieur dans la même catégorie. L’avancement s’effectue par le système de l’ancienneté. Il s’applique par le pourcentage de 2% après deux années de service et à partir de la troisième année, de 1% par année supplémentaire de service. Le pourcentage maximum de la prime d’ancienneté est de 25%.

Le pourcentage s’applique au salaire de base correspondant à la classe du personnel. L’avancement est constaté le 1er jour suivant la date à laquelle le personnel remplit la condition d’ancienneté requise. La décision d’avancement est prise par le président du Bureau Exécutif de l'organisation après avis d’une commission d’avancement composée du :

-         Président du Bureau Exécutif ;

-         Secrétaire Général

-         Trésorier Général

 

Promotion

La promotion consiste en un passage d’une catégorie ou échelle inférieure à une catégorie ou échelle supérieure. Elle peut intervenir :

-          à l'issue d'une formation professionnelle qui améliore significativement les compétences et aptitudes du personnel et utiles à l'organisation ;

-         à la suite de concours professionnels organisés par l'ONG ;

-         au choix du président sur proposition des chefs hiérarchiques en fonction de l'ancienneté et des notes annuelles du personnel ;

-          en cas de vacance ou de création de poste.

Pour bénéficier de promotions prévues au 4ème et 3ème point, le personnel doit avoir occupé pendant au moins trois (3) ans un emploi de la catégorie ou échelle immédiatement inférieure.

Le personnel promu est reclassé dans sa nouvelle catégorie à l'échelon correspondant au salaire immédiatement supérieur à l'ancien.

En cas d'augmentation d'échelon, le gain résultant de la promotion ne peut être inférieure à 3000 FCFA auquel cas l'intéressé bénéficiera d'un avancement automatique d'échelon.

 

Les frais accessoires

a- Les frais de mission

Les frais de mission sont accordés par catégorie de personnel :

-         pour les cadres, ils s'élèvent à 18.000F CFA (restauration et hébergement) et à 8.000F CFA (pour restauration simple) par jour complet ;

-         pour les agents de maîtrise, ils s'élèvent à 10.000F CFA (restauration et Hébergement) et à 4.000F CFA (pour restauration simple) par jour complet ;

-          pour les agents d'exécution, ils s'élèvent à 6.000F CFA (restauration et hébergement) et à 2500F CFA (pour restauration simple) par jour complet.

Les frais de mission ne sont pas obligatoirement à justifier. Mais le décaissement de la dernière tranche (25%) est conditionné par le dépôt du rapport de mission.

 

b- Les frais pendant les stages

Lorsque les nécessités de service l'exigent, le personnel remplissant des conditions d'instruction générale appropriée peut être désigné pour effectuer des stages de formations professionnelles, de perfectionnement ou de recyclage soit en Côte d’Ivoire soit à l'étranger.

Tout stage doit être autorisé par l'Organisation. Pendant la durée du stage, le stagiaire en plus des éventuels frais de stage perçoit :

-         l'intégralité de son salaire ;

-         toutes les indemnités prévues et avantages sociaux.

Tout agent qui effectue un stage non autorisé doit démissionner de son poste

ou est considéré comme ayant abandonné son poste. Le stage ne donne pas automatiquement droit à une promotion.

 

c- Le détachement

Un personnel de l'ONG CHANGE HUMAN’S LIFE peut être circonstanciellement détaché pour des services à un tiers. Dans le cas d'espèce, il perçoit les 2/3 et reverse le 1/3 des honoraires auxquels il a droit.

 

d - indemnités et primes

* Indemnités pour heures supplémentaires

Le personnel de l'ONG CHANGE HUMAN’S LIFE a droit à des indemnités d'heures supplémentaires. Toutefois, les heures supplémentaires ne donnent droit à aucune indemnité pour :

- le Président ;

- le Secrétaire Général ;

- le Trésorier Général ;

- le Secrétaire chargé des projets et finances;

- les Coordonnateurs d'antennes ou Représentant.

 

*Indemnité de responsabilité

Une indemnité de responsabilité est allouée mensuellement à tous ceux qui n'ont pas droit aux indemnités d'heures supplémentaires.

 

*Moyens de transport

Le Président doit bénéficier d'un véhicule de fonction avec dotation de carburant à hauteur de 20.000F CFA par semaine. Les autres cadres, collaborateurs directs du Président pourront être dotés de véhicules de service.

 

* Prime annuelle de rendement

A la fin de chaque année, il est attribué une prime de rendement aux deux (2) meilleurs employés de l'année. Le montant de la prime est décidé par le

Président du Bureau Exécutif.


 
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